PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐẦU VÀO HIỆU QUẢ

Với sự phát triển của thời đại, việc sử dụng hóa đơn giấy bộc lộ những hạn chế và không thể đáp ứng được nhu cầu của phần lớn các doanh nghiệp hiện nay. Mặt khác, công nghệ thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực, do đó chuyển đổi số đang là xu thế tất yếu, đặc biệt là đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy ngày càng trở nên phổ biến và trở nên bắt buộc (theo Nghị định số 123/2020NĐ-CP), do đó các doanh nghiệp cần phải nhanh chóng trong việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử.

Lợi ích của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là giải pháp khắc phục các nhược điểm và khó khăn khi sử dụng hóa đơn giấy giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm tài nguyên và tối ưu được hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Một số lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử:

-  Tiết kiệm chi phí: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí in ấn, không gian lưu trữ và vận chuyển hóa đơn.

-  Tiết kiệm thời gian: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính do có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan Thuế chấp nhận ngay trong ngày từ đó tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp tiết kiệm thời gian vận chuyển, lưu trữ và tìm kiếm hóa đơn.

- An toàn, bảo mật: Với quy trình thực hiện hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật, độ chính xác và an toàn cao, hóa đơn điện tử giúp giảm nguy cơ tối đa việc làm giả hóa đơn. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử giúp tránh khỏi các rủi ro thất lạc, cháy, hỏng hóa đơn.

QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Không giống như hóa đơn giấy, kế toán phải nhận hóa đơn đầu vào bằng giấy và kẹp vào sổ chứng từ lưu trữ một cách thủ công. Hoá đơn điện tử được bên bán gửi qua email và được lưu trữ trên phương tiện máy tính. Một số phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào mà doanh nghiệp thường áp dụng:

Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Tạo một email dành riêng cho nhận hóa đơn đầu vào:

Sử dụng một email chỉ để nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào giúp quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả, dễ dàng theo dõi dữ liệu và không bị nhầm lẫn với các nội dung khác của công ty.

Tuy nhiên, việc tạo mail riêng để nhận và lưu trữ hóa đơn đầu cũng tồn đọng một số nhược điểm sau:

• Việc tạo mail riêng để nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào thường không chuyên nghiệp, nhà cung cấp sẽ có thể yêu cầu xác nhận email để chứng thực

• Do kế toán hạch toán thủ công nên dễ xảy ra sai sót

• Có nguy cơ bị mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa

• Khi kế toán nghỉ việc, dữ liệu cần phải sao lưu sang tài khoản mới

Nhận email hóa đơn điện tử đầu vào và in giấy để lưu trữ:

Quản lý hóa đơn đầu vào điện tử qua email khiến cho quá trình kiểm tra và tra cứu hóa đơn gây mất nhiều thời gian và có thể gặp nhiều rủi ro mất dữ liệu. Vì vậy khi nhận được hóa đơn điện tử đầu vào qua email, kế toán tại các doanh nghiệp thường in giấy và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng để lưu trữ.

Một số nhược điểm của quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào này:

• Quản lý nhiều mối khó tra cứu, kiểm tra hóa đơn

• Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn

• Tốn kém chi phí in ấn, lưu trữ

• Do kế toán hạch toán thủ công nên dễ xảy ra sai sót

Sao lưu hóa đơn điện tử vào folder trên máy tính:

Sau khi kiểm tra, kế toán tải hóa đơn điện tử đầu vào và lưu vào một Folder trên máy tính. Để thuận tiện cho việc tìm kiếm hóa đơn, khi tải hóa đơn điện tử đầu vào từ mail về, kế toán nên đặt tên tập tin theo mẫu “Ngày, tháng, năm - Tên nhà cung cấp - Số hóa đơn”.

Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp quy mô siêu nhỏ, ít phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ sản xuất. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có nhiều phát sinh mua hàng, phương pháp này bộc lộ các điểm yếu:

• Không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc

• Không lọc được tất cả hóa đơn theo cùng nhà cung cấp

• Do kế toán hạch toán thủ công nên dễ xảy ra sai sót

• Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn

• Quy trình rườm rà mất nhiều thời gian

• Nguy cơ mất dữ liệu cao

Nhận email hóa đơn đầu vào và làm bảng kê trên Excel:

Khi nhận được hóa đơn điện tử đầu vào qua email, kế toán thực hiện nhập liệu dữ liệu thủ công lên bảng tính Excel. Sau đó nhập file Excel lên phần mềm kế toán và thực hiện kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc.

Phương pháp này rất khó áp dụng với các doanh nghiệp có nhiều phát sinh mua hàng vì:

• Quy trình rườm rà, mất nhiều thời gian

• Dễ xảy ra sai sót do phải nhập thủ công từ mail vào bảng tính và từ bản tính lên phần mềm kế toán

• Khó tra cứu hóa đơn gốc tren email và số liệu trên bảng tính

• Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn

Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào:

Các phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào thủ công bộc lộ nhiều khuyết điểm và không còn phù hợp với thời đại. 

Các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào được xem là giải pháp hữu hiệu khắc phục những nhược điểm của quản lý hóa đơn điện tử đầu vào theo các phương pháp truyền thống. Lợi ích sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào:

• Tiết kiệm thời gian nhận và phân loại email thủ công

• Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hóa đơn

• Hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu

• Tích hợp kiểm tra tự động tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào: thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, chữ ký số,...

• Đồng bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào mang lại vô vàng lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên doanh nghiệp cần phải lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào chuyên nghiệp và uy tín.

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào của công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ ARITO - Giải pháp toàn diện cho quản lý hóa đơn điện tử doanh nghiệp

Được thành lập từ đội ngũ nhóm chuyên gia phát triển phần mềm ERP với 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính - kế toán, ARITO đã đồng hành với hơn 2000 khách hàng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Hiểu được lợi ích và tầm quan trọng của quản lý hóa đơn, công ty ARITO cho ra mắt sản phẩm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nhằm tối ưu hiệu quả quản lý kế toán và giảm thiểu rủi ro về sai phạm hóa đơn cho doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào mang lại 3 lợi ích dưới đây:

Phần mềm cung cấp hộp mail riêng để tiếp nhận và lưu trữ hóa đơn:

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào của công ty ARITO cho phép doanh nghiệp lưu trữ tất cả hóa đơn điện tử đầu vào trong vòng 10 năm theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Với giao diện đơn giản, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, xem chi tiết nội dung email hoặc tải về dưới dạng file PDF, XML khi cần thiết.

Tính năng lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Kiểm tra tính hợp lệ:

Phần mềm cho phép kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào hoàn toàn tự động ngay tại giao diện Hóa đơn. Với mỗi hóa đơn được kiểm duyệt, phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào của công ty ARITO cho biết thông tin hợp lệ về Mã số thuế, Tên công ty, Địa chỉ, Tình trạng hoạt động, Chữ ký số của Nhà cung cấp xuất hóa đơn. Bên cạnh đó, phần mềm sẽ thông báo tồn tại hóa đơn trùng nếu doanh nghiệp chuyển tiếp 2 lần trở lên.

Tính năng kiểm tra tính hợp lệ của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Tự động nhập thông tin chứng từ hóa đơn lên Phần mềm kế toán Safebooks:

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào của công ty ARITO cung cấp tính năng tự động nhập thông tin chứng từ hóa đơn lên Phần mềm kế toán Safebooks. 

Sau khi được kiểm duyệt tính hợp lệ, thông tin chứng từ hóa đơn điện tử đầu vào được tự động nhập vào Phần mềm kế toán Safebooks tại giao diện Hóa đơn đầu vào của Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hoặc ngay trên giao diện của Phần mềm kế toán Safebooks.

Dữ liệu từ thông tin hóa đơn điện tử đầu vào được cập nhật lên phần mềm kế toán một cách tự động giúp tiết kiệm thời gian, công sức của kế toán và hạn chế sai sót của việc nhập liệu thủ công. Khi dữ liệu đã được đồng bộ, doanh nghiệp có thể xem các báo cáo tổng hợp và có thể xuất file bảng kê hóa đơn đầu vào dễ dàng và nhanh chóng.

Tính năng tự động  nhập thông tin chứng từ hóa đơn lên phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Với những lợi ích trên, Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào của công ty ARITO sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý, giúp doanh nghiệp tiết kiêm được thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro về sai phạm hóa đơn.